Registre de jornada obligatori: com complir-lo sense papers (i sense mòbil)

Si tens empleats, segurament has sentit a parlar del registre de jornada. Moltes empreses ho resolen amb un full de paper al costat de la porta o amb un Excel, i funciona… fins que algú pregunta per un mes concret i res no quadra. Aquí t'expliquem què s'espera de tu, quins problemes dona el paper i com fer-ho de forma senzilla.

Què és el registre de jornada

La normativa laboral (article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors) estableix que les empreses han de garantir el registre diari de la jornada dels seus treballadors, amb l'hora concreta d'inici i de finalització. És un tema amb matisos segons el tipus d'empresa i de conveni, així que convé confirmar els detalls amb la teva assessoria laboral. El que sí que val per a totes: el registre ha de ser fiable, estar disponible quan es demani i conservar-se el temps que indiqui la normativa.

Per què el paper i l'Excel es queden curts

• Es poden omplir a posteriori, de memòria i amb errors.
• Es perden fulls o s'espatllen; i reunir un mes sencer és una tasca pesada.
• No hi ha una forma senzilla de calcular hores, absències o vacances a final de mes.
• Costa demostrar que les dades no s'han modificat.
• Qui porta la nòmina acaba perdent hores passant dades d'un lloc a un altre.

Què hauria de tenir un bon sistema de registre

1. Fitxatge simple. Que a cada persona li porti segons entrar i sortir.
2. Hora fiable. Que el registre el marqui el sistema i no es pugui escriure a mà sense deixar rastre.
3. Informes clars. Hores per persona i per període, llestos per a la gestoria.
4. Que serveixi per a tots els llocs. Oficina, botiga, magatzem o repartiment: no tothom treballa davant d'un ordinador.
5. Dades protegides. Accés limitat i còpies de seguretat.

I si no vols que fitxin amb el seu mòbil

És una situació molt habitual: hi ha empleats que no volen instal·lar una app al seu telèfon personal, i hi ha llocs, com un taller o un comerç, on no és pràctic. Fitxar amb el mòbil funciona molt bé per a equips que es desplacen, però a l'entrada d'un local és més còmode un fitxador físic, on la persona apropa la seva targeta o clauer i queda registrat. Així no cal que ningú faci servir el seu mòbil personal.

Quan convé fer el pas

Si encara portes el registre en paper o en un full de càlcul, si passes hores cada mes preparant dades per a la gestoria o si tens diversos torns i centres, val la pena passar a un sistema digital. El cost sol compensar-se amb el temps que estalvies i amb la tranquil·litat de tenir-ho tot en ordre.

Fitxar amb app, amb web o amb targeta: quina utilitzar en cada cas

• App al mòbil: ideal per a comercials, tècnics o personal que treballa fora de l'oficina.
• Web: còmoda per a qui treballa davant d'un ordinador tot el dia.
• Fitxador RFID: perfecte a l'entrada d'una botiga, taller o magatzem, on tothom passa pel mateix lloc i no vols dependre del telèfon de ningú.

El més habitual és combinar: la gent d'oficina fitxa des de la web, l'equip comercial des de l'app i el personal de botiga o taller des del fitxador. Tot queda en un mateix tauler, amb informes per persona i per període, sense haver d'ajuntar fulls de diferent origen.

Quines dades es guarden i qui pot veure-les

El registre de jornada conté dades personals dels teus empleats, així que convé tenir cura de qui hi accedeix. Un bon sistema permet que cada persona consulti els seus propis fitxatges i que només les persones autoritzades de l'empresa vegin els informes. Per això, a més del fitxatge, importa que el sistema estigui ben configurat des del primer dia. Si necessites que algú l'implanti, el configuri i formi el teu equip, també ens en podem encarregar.

Si canvies de paper a un sistema digital, avisa el teu equip amb antelació, explica com funciona i fes uns dies de prova en paral·lel. La majoria de dubtes es resolen la primera setmana.

Com t'ajudem a MRP Computer

ClockerGo és el nostre programari de control horari i registre de jornada. Els empleats fitxen des de l' app per a iOS i Android, des de la web o des d'un fitxador RFID amb tauleta, sense necessitat de fer servir el mòbil. L'empresa disposa d'un tauler amb els informes.

• Els plans Professional i Enterprise no tenen límit d'usuaris.
• El fitxador RFID forma part del pla Enterprise: tauleta per 399 € + IVA (pagament únic) i llicència de 299 €/any + IVA, que inclou el mòdul de fitxatge RFID.
• Pots començar amb una prova gratuïta de 15 dies i decidir després.

Els preus complets i les condicions estan sempre actualitzats a la pàgina de ClockerGo. Si prefereixes que t'assessorem en persona, o vols revisar la resta de la informàtica de la teva empresa, visita el nostre apartat de Suport IT i manteniment o demana cita.

Preguntes freqüents

Poden fitxar els meus empleats sense fer servir el mòbil?

Sí. Amb el fitxador RFID del pla Enterprise, cada persona fitxa amb la seva targeta o clauer en una tauleta, sense instal·lar res al seu telèfon.

Quant costa el fitxador RFID?

La tauleta costa 399 € + IVA (pagament únic) i la llicència anual, que inclou el mòdul de fitxatge RFID, 299 € a l'any + IVA.

Puc provar ClockerGo abans de contractar?

Sí, hi ha una prova gratuïta de 15 dies. Pots començar-la des de la pàgina de ClockerGo.