Registro de jornada obligatorio: cómo cumplirlo sin papeles (y sin móvil)

Si tienes empleados, seguramente has oído hablar del registro de jornada. Muchas empresas lo resuelven con una hoja de papel junto a la puerta o con un Excel, y funciona… hasta que alguien pregunta por un mes concreto y nada cuadra. Aquí te explicamos qué se espera de ti, qué problemas da el papel y cómo hacerlo de forma sencilla.

Qué es el registro de jornada

La normativa laboral (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) establece que las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores, con la hora concreta de inicio y de finalización. Es un tema con matices según el tipo de empresa y de convenio, así que conviene confirmar los detalles con tu asesoría laboral. Lo que sí vale para todas: el registro tiene que ser fiable, estar disponible cuando se pida y conservarse el tiempo que indique la normativa.

Por qué el papel y el Excel se quedan cortos

• Se pueden rellenar a posteriori, de memoria y con errores.
• Se pierden hojas o se estropean; y reunir un mes entero es una tarea pesada.
• No hay una forma sencilla de calcular horas, ausencias o vacaciones a final de mes.
• Cuesta demostrar que los datos no se han modificado.
• Quien lleva la nómina acaba perdiendo horas pasando datos de un sitio a otro.

Qué debería tener un buen sistema de registro

1. Fichaje simple. Que a cada persona le lleve segundos entrar y salir.
2. Hora fiable. Que el registro lo marque el sistema y no se pueda escribir a mano sin dejar rastro.
3. Informes claros. Horas por persona y por periodo, listos para la gestoría.
4. Sirva para todos los puestos. Oficina, tienda, almacén o reparto: no todo el mundo trabaja delante de un ordenador.
5. Datos protegidos. Acceso limitado y copias de seguridad.

Y si no quieres que fichen con su móvil

Es una situación muy habitual: hay empleados que no quieren instalar una app en su teléfono personal, y hay puestos, como un taller o un comercio, donde no es práctico. Fichar con el móvil funciona muy bien para equipos que se desplazan, pero en la entrada de un local es más cómodo un fichador físico, donde la persona acerca su tarjeta o llavero y queda registrado. Así no hace falta que nadie use su móvil personal.

Cuándo conviene dar el paso

Si todavía llevas el registro en papel o en una hoja de cálculo, si pasas horas cada mes preparando datos para la gestoría o si tienes varios turnos y centros, vale la pena pasar a un sistema digital. El coste suele compensarse con el tiempo que ahorras y con la tranquilidad de tener todo en orden.

Fichar con app, con web o con tarjeta: cuál usar en cada caso

• App en el móvil: ideal para comerciales, técnicos o personal que trabaja fuera de la oficina.
• Web: cómoda para quienes trabajan delante de un ordenador todo el día.
• Fichador RFID: perfecto en la entrada de una tienda, taller o almacén, donde todos pasan por el mismo sitio y no quieres depender del teléfono de nadie.

Lo habitual es combinar: la gente de oficina ficha desde la web, el equipo comercial desde la app y el personal de tienda o taller desde el fichador. Todo queda en un mismo panel, con informes por persona y por periodo, sin tener que juntar hojas de distinto origen.

Qué datos se guardan y quién puede verlos

El registro de jornada contiene datos personales de tus empleados, así que conviene cuidar quién accede a ellos. Un buen sistema permite que cada persona consulte sus propios fichajes y que solo las personas autorizadas de la empresa vean los informes. Por eso, además del fichaje, importa que el sistema esté bien configurado desde el primer día. Si necesitas que alguien lo implante, lo configure y forme a tu equipo, también podemos encargarnos.

Si cambias de papel a un sistema digital, avisa a tu equipo con antelación, explica cómo funciona y haz unos días de prueba en paralelo. La mayoría de dudas se resuelven en la primera semana.

Cómo te ayudamos en MRP Computer

ClockerGo es nuestro software de control horario y registro de jornada. Los empleados fichan desde la app para iOS y Android, desde la web o desde un fichador RFID con tablet, sin necesidad de usar el móvil. La empresa dispone de un panel con los informes.

• Los planes Profesional y Enterprise no tienen límite de usuarios.
• El fichador RFID forma parte del plan Enterprise: tablet por 399 € + IVA (pago único) y licencia de 299 €/año + IVA, que incluye el módulo de fichaje RFID.
• Puedes empezar con una prueba gratuita de 15 días y decidir después.

Los precios completos y las condiciones están siempre actualizados en la página de ClockerGo. Si prefieres que te asesoremos en persona, o quieres revisar el resto de la informática de tu empresa, visita nuestro apartado de soporte IT y mantenimiento o pide cita.

Preguntas frecuentes

¿Pueden fichar mis empleados sin usar el móvil?

Sí. Con el fichador RFID del plan Enterprise, cada persona ficha con su tarjeta o llavero en una tablet, sin instalar nada en su teléfono.

¿Cuánto cuesta el fichador RFID?

La tablet cuesta 399 € + IVA (pago único) y la licencia anual, que incluye el módulo de fichaje RFID, 299 € al año + IVA.

¿Puedo probar ClockerGo antes de contratar?

Sí, hay una prueba gratuita de 15 días. Puedes empezarla desde la página de ClockerGo.