Teletrabajo: videoconferencias seguras?

El aumento de empleados, estudiantes, maestros y profesionales que trabajan desde casa, por causa del confinamiento social para ralentizar la propagación de la pandemia del coronavirus, está impulsando una gran demanda de videoconferencias, herramientas de colaboración en línea y sistemas de chat.

Control de acceso

La mayoría de las plataformas de videoconferencia permiten la capacidad de restringir el acceso por dominio de Internet, de modo que solo los usuarios que cuenten con una dirección de correo electrónico perteneciente a su empresa puedan unirse a la llamada. En forma alternativa, solo permita a los asistentes invitados agregar sus direcciones de correo electrónico a la invitación al programar la llamada.

Establecer una contraseña para la reunión

En general esta es una opción que se ofrece al crear la reunión, que agrega una contraseña generada en forma aleatoria que los invitados deberán ingresar para acceder a ella.

Se puede usar una contraseña numérica para autenticar a los usuarios que se conectan por teléfono. Mantener a los participantes en una “sala de espera” y aprobar la conexión de cada uno le da al anfitrión el máximo control sobre quién está en la reunión.

Para manejar esto en reuniones más grandes, puede promover a otros asistentes de confianza a un rol de organizador o moderador.

Comunicaciones y transferencia de archivos

Algunos servicios cifran el chat de manera predeterminada, pero no el video, a menos que lo solicite específicamente. Si el software cliente de punto final de terceros lo permite, asegúrese de que cumpla con los requisitos para el cifrado de extremo a extremo.

En caso de realizar transferencias de archivos, considerar limitar los tipos de archivos que se pueden enviar. Por ejemplo, no permitir archivos ejecutables (como archivos .exe).

Gestionar el nivel de compromiso y los participantes

El anfitrión, dependiendo de la plataforma, puede tener la capacidad de solicitar una notificación cuando el usuario a través del cual se está realizando la videoconferencia no sea la ventana principal (activa). Si es un profesor, esta función puede ser extremadamente útil si desea garantizar la atención de todos sus alumnos.

También se permite, supervisar quién se unió a la llamada, ya sea estableciendo un proceso de registro para conectarse o descargando una lista de los participantes posterior a la llamada.

Compartir pantalla

Limitar la capacidad de compartir pantalla al anfitrión elimina la posibilidad de que alguien comparta contenido por error. Además, compartir solo la aplicación necesaria, y no todo el escritorio.

El iOS de Apple realiza capturas de las pantallas utilizadas cuando la tarea cambia entre aplicaciones. Para protegerse contra esto sin darse cuenta, incluida la captura de información confidencial, verificar si el sistema de conferencia puede difuminar esta imagen.

Prevención

Tomarse el tiempo para revisar las opciones de configuración que ofrece el sistema de videoconferencia que se tenga o que se esté pensando usar. Suelen ser muchas las opciones, por lo que encontrar la configuración correcta para el entorno es una tarea importante que sirve para garantizar que las comunicaciones de la empresa permanezcan seguras.